Comment transformer la gestion du temps en levier stratégique ?

Résumé exécutif

Dans une maison de luxe suisse de 800 collaborateurs, la gestion du temps et des absences était devenue un casse-tête : règles disparates, communication inégale, outil obsolète, charge administrative lourde pour les RH. Résultat : un manque de confiance et de sérénité auprès des employés et Managers, et des équipes RH accaparées par des tâches sans valeur ajoutée.

L’entreprise a fait appel à Sharpmania pour concevoir une politique claire et harmonisée et implémenter un outil de GTA moderne, simple et convivial. Au-delà du gain opérationnel, le projet a renforcé la confiance interne et repositionné la fonction RH comme un véritable partenaire stratégique.

À propos de notre Client 

• Effectif : environ 800 collaborateurs, dont 200 sans accès aux outils numériques.
• Implantation  : 3 entités juridiques réparties dans 5 cantons
• Activité  : horlogerie, joaillerie et autres produits de luxe, couvrant design, conception, production, vente et retail.
• Enjeux  : diversité des profils et forte complexité organisationnelle

Le défi

Avant le projet, la situation présentait plusieurs limites :

• Règles floues et inégalement appliquées : gestion au cas par cas, créant des incompréhensions et frustrations.
• Un outil obsolète : saisies manuelles et corrections constantes par les RH, avec un reporting limité et un pilotage par la donnée quasi inexistant.
• Visibilité limitée et pilotage restreint : des managers sans accès aux données de leurs équipes et des collaborateurs privés d’autonomie dans la gestion de leurs horaires et de leurs absences. 
• Une charge administrative lourde : des équipes RH consacrant trop de temps à des tâches répétitives au détriment d’activités à réelle valeur ajoutée 
• Un enjeu de crédibilité : des données inexactes ou peu claires pouvant miner l’engagement et la confiance 

Le travail accompli

En collaboration avec Sharpmania, notre Client a mené un projet complet, alliant rigueur et pragmatisme :

• Design de la politique de gestion du temps et des absences
  • Analyse des pratiques existantes, des contraintes légales et organisationnelles 
  • Co-construction de règles claires, homogènes et adaptées à la diversité des différents métiers
  • Prise en compte de l’impact économique afin de garantir une maîtrise des coûts liés à la GTA 
• Sélection et implémentation de l’outil
  • Benchmark des solutions selon des critères de simplicité, convivialité, accessibilité et conformité.
  • Implication active tout au long du projet d’intégration, en jouant particulièrement le rôle de trait d’union entre l’intégrateur et les RH, pour fluidifier la communication et adapter la méthodologie.
  • Supervision des phases critiques : respect des délais, qualité des tests, migration de données.
• Formation et accompagnement au changement
  • Implication active avec toutes les parties prenantes 
  • Communication claire auprès des collaborateurs et des managers.
  • Hypercare intensif post go-live pour assurer une adoption sereine.

Ce qui a changé

Le projet a généré des bénéfices tangibles à tous les niveaux :

Pour les collaborateurs

• Des règles claires et équitables, comprises et partagées par tous.
• Un accès simple et direct à leurs horaires et absences, favorisant autonomie et confiance.
• Une expérience fluide pour tous, y compris les collaborateurs sans accès numérique.

Pour les managers

• Une vision claire et en temps réel de la présence et de l’activité des équipes.
• Un pilotage facilité grâce à des données fiables et objectives.
• Un encadrement renforcé, axé sur l’organisation et l’accompagnement des collaborateurs.

Pour les RH et l’organisation

• Des données fiables et consolidées, gage de crédibilité et de maîtrise.
• Une charge administrative réduite, libérant du temps pour des activités à valeur ajoutée tout en réduisant les coûts opérationnels.
• Une fonction RH repositionnée en véritable partenaire stratégique 

Enseignements clés

• Clarifier avant d’outiller : définissez des règles simples et claires avant de déployer votre outil. Une politique bien établie constitue le socle d’une GTA efficace.
• La GTA n’est pas qu’opérationnelle : bien gérée, elle touche à la confiance à l’équité et à l’engagement des équipes et des managers. 
• Le temps c’est de l’argent : tout comme les données salariales, les données GTA sont sensibles et peuvent compromettre la crédibilité des RH si elles sont mal gérées. 
• Faciliter le dialogue RH–intégrateur : un accompagnement expert fluidifie le projet et sécurise les délais.
• Accompagner le changement : impliquer toutes les parties prenantes et communiquer largement assure l’adhésion. 

Et après ?

Notre client dispose désormais d’une politique claire et d’un outil robuste qui soutiennent sa croissance et sa diversité organisationnelle. Les prochaines étapes pourraient inclure l’intégration avec la paie et l’exploitation plus poussée des données GTA comme levier d’analyse et de pilotage stratégique.

Envie de d’optimiser la gestion du temps et des absences dans votre entreprise ?

Si la gestion du temps vous semble complexe, chronophage ou source de tensions internes, vous n’êtes pas seul. Trop souvent perçue comme purement administrative, la GTA est en réalité un levier de confiance, d’équité et de crédibilité pour l’entreprise. 

Sharpmania aide les organisations à transformer la gestion du temps et des absences en un système clair, fiable et moderne, au service des collaborateurs et de la performance collective. Contactez-nous, nous serions ravis de vous accompagner.